푸르덴셜생명 통합KMS 프로젝트
상태바
푸르덴셜생명 통합KMS 프로젝트
  • 성현희 기자
  • 승인 2009.07.26 12:31
  • 댓글 0
이 기사를 공유합니다

국내 보험사 중 유일하게 지식관리시스템(KMS)과 전자문서관리시스템(EDMS)을 통합해 운영하고 있는 곳이 있다. 바로 한창 차세대 프로젝트를 진행하고 있는 푸르덴셜생명이다. 보험권 최초로 통합 KMS를 구축한 푸르덴셜생명은 약 6개월의 개발기간을 거쳐 올해 4월 초 시스템을 오픈했다. 차세대 프로젝트와는 별도로 추진한 사업이지만 차세대 못지 않는 전사적인 관심을 끌었던 사업이다.

푸르덴셜생명은 기존 KMS와 EDMS를 업그레이드하면서 두 시스템의 통합을 시도했다. 대부분의 기업이 KMS와 EDMS를 별도 시스템으로 각각 운영하지만 푸르덴셜생명은 이를 통합해 일원화된 관리 체계하에 문서를 저장하고 활용할 수 있도록 했다. 통합적인 문서 관리와 검색 체계를 만들어 조직의 지식역량을 한 곳에 집중시킨 것이다. 여기에는 향후 종이 없는 업무 환경을 만들기 위한 전략도 숨어 있다.

푸르덴셜생명 시스템개발팀 이수민 책임은 “푸르덴셜생명은 예전부터 지식의 공유와 활용성에 높은 가치를 둬 왔다”며 “조직 간의 실시간 커뮤니케이션 채널을 제공하는 차원도 있지만 궁극적으로는 종이 없는 사무실 구현에 통합KMS(푸르i)가 핵심적인 역할을 담당할 것”이라고 포부를 밝혔다.

푸르덴셜생명 필드헬프데스크팀원들이 새로 만든 통합지식관리시스템(KMS)인 '푸르i'를 소개하고 있다.
푸르덴셜생명 필드헬프데스크팀원들이 새로 만든 통합지식관리시스템(KMS)인 '푸르i'를 소개하고 있다.
◇사용자 편의성 강화=푸르덴셜생명의 통합KMS 프로젝트는 KMS와 EDMS 구축, 그리고 통합 검색 구현 등 크게 3가지 범위로 나눌 수 있다. 기존 KMS와 EDMS를 전면 재구축하고 난 뒤 사용자인터페이스(UI) 통합 등의 작업을 순차적으로 진행했다. 이 프로젝트에는 영역별로 전문업체 3사가 참여했다. 핵심 시스템이라 할 수 있는 KMS 구축 사업자인 핸디소프트가 주사업자였으며, 사이버다임(EDMS)과 솔트룩스(검색엔진)가 컨소시엄 형태로 참여했다.

푸르덴셜생명의 기존 KMS는 자체 개발한 시스템이었다. 단순 게시판 형식 기능으로 구성됐기 때문에 지식의 활용성이 떨어질 수밖에 없었다. 정제되지 않은 지식들이 혼재돼 있는 것도 사용자들의 참여를 떨어뜨린 요인이었다.

EDMS의 경우 KMS보다 더 활용 가치가 떨어진 상태였다. 도미노닥(Domino Doc.)이라는 IBM 제품을 사용해 왔지만 국내에서 제품 공급이 중단되면서 유지보수 지원이 제대로 이뤄지지 않았다. 때문에 버전 관리에 어려움이 많았을 뿐 아니라 실제 문서 등록 절차가 복잡해 사용자들의 불만이 높았다. 권한 실정이나 공유 기능도 미비한 수준이었다. 상대적으로 KMS가 기능과 확장성 측면에서 다소 미흡한 점이 있었지만 참여도는 높은 편이었다. 질의응답(Q&A)란에 하루에도 몇백 건의 질문이 작성됐다. KMS의 필요성에 대한 부분은 공감해 왔다는 것을 미뤄 짐작할 수 있다.

푸르덴셜생명은 통합 KMS를 구축하면서 사용자 편의성에 주안점을 뒀다. 실제 개발 업체를 선정할 때도 이런 부분을 가장 중요시 했던 것으로 알려졌다.

푸르덴셜생명은 SSO(Single Sign On) 방식을 이용해 KMS와 EDMS를 한 번에 로그인할 수 있도록 했다. 그리고 조직 관리시스템과도 통합KMS를 실시간으로 연계 구성했으며, 통합검색 솔루션을 적용해 내부 콘텐츠 검색을 정확하고 빠르게 할 수 있도록 했다.

이수민 책임은 “목적별로 소단위 지식공유가 가능하며 문서 등록 절차도 단순화해 편의성을 높였다”며 “통합KMS를 업무 매뉴얼과 지식 등을 모두 포함하는 ‘지식포털’로 만들었다”고 말했다.

◇조직 문화를 시스템에 반영=푸르덴셜생명측은 이번 통합 KMS 프로젝트를 진행하면서 예상치 못한 어려움도 겪었다. 사용자 편의성을 강조하다 보니 통합 KMS에서 제공하는 다양한 기능들의 구현에 제약을 받았다.

푸르덴셜생명 필드헬프데스크팀 진선라 대리는 “시스템 개발에 따른 제약 조건도 많은 상황에서 사용자 편리성을 우선시하다 보니 이들 간의 차이를 줄이는 데 많은 노력이 필요했다”며 “KMS의 경우 사람을 움직이는 프로그램인 만큼 구현 기능들의 수준과 사용자 눈높이를 맞추는 데도 어려움이 컸다”고 설명했다.

푸르덴셜생명측은 새로 구축되는 통합KMS에 자사만의 문화(프로세스)를 시스템에 반영하는 것이 가장 힘들었다고 설명했다. 많은 기업들이 KMS를 잘 활용하지 못하는 이유로 기업 문화의 부재를 꼽는다. 자사의 독특한 문화를 시스템에 녹이지 못하면 사용자들로부터 외면당한다는 것이다. 푸르덴셜생명도 기존 시스템을 운영해오면서 이런 문제들을 많이 체감했기 때문에 이에 대한 중요성을 충분히 알고 있었다.

이수민 책임은 “포스코의 문서관리혁신 프로젝트를 벤치마킹했지만 실질적으로 기업문화가 많이 달랐기 때문에 똑같이 하는 것은 불가능했다”며 “푸르덴셜생명은 자발적으로 일하는 업무 분위기가 형성돼 있기 때문에 통합KMS의 취지에 걸맞게 사용자들이 편리하게 활용하는 데 초점을 두고 시스템을 개발했다”고 강조했다.

이 외에도 푸르덴셜생명은 기존 EDMS가 워낙 낙후된 시스템이어서 통합KMS로 데이터를 마이그레이션하는 과정에서도 적지 않은 애를 먹었다.

◇프로세스 적용한 PKMS로 진화=푸르덴셜생명의 경우 현재 전사적으로 종이 없는 업무 환경 구현에 나서고 있다. 통합KMS도 이런 전략의 일환이다. 푸르덴셜생명 측은 현재 그린IT 실현을 위한 작업에 많은 직원들이 참여해 호응을 얻고 있는 만큼 통합KMS도 자연스레 활성화될 것으로 보고 있다.

아직 시스템을 오픈한 지 얼마 되지 않아 성과 측정이 어렵지만 신규지식 등록건수가 올해 초에 비해 5.7배 증가했고, 1인당 지식 조회 수도 지난해 대비 2.6배 증가한 것으로 나타났다. 또한 시스템 오픈 전 6년간 EDMS에 등록된 문서가 25만건이었는데, 오픈 후 3개월만에 이 수치가 15만건이 늘어나는 놀라운 성과를 얻기도 했다.

이수민 책임은 “기존에는 EDMS 사용이 1인당 월 5회 미만이었지만 지금은 대다수 직원들이 매일 통합KMS를 사용한다”며 “내년에는 비즈니스프로세스관리(BPM) 시스템과의 연동을 통해 PKMS(Process based-KMS)로 진화, 발전시켜 나갈 계획”이라고 말했다.

성현희기자 sunghh@etnews.co.kr


댓글삭제
삭제한 댓글은 다시 복구할 수 없습니다.
그래도 삭제하시겠습니까?
댓글 0
댓글쓰기
계정을 선택하시면 로그인·계정인증을 통해
댓글을 남기실 수 있습니다.
주요기사